小さな仕事であれ、大きな仕事であれ、何か物を購入する為に代金を支払うと、領収書の発行が必要になります。
仕事じゃなくても、スーパーやコンビニで良く発行されているので誰でも見たことがあるのではないのではないでしょうか。
でも、いざ手書き領収書を個人で作成・発行するとなると、一体何をどうやって記載すれば良いかわからず、書き方を迷う人も多いかもしれません。
今回はそんな手書き領収書の書き方の基本ルールを見本付きで説明したいと思います。
手書き領収書の書き方！まずは見本で基本ルールをチェック
せっかく領収書を手書きで発行しても、書き方にミスや足りない部分があってはいけません。
最低限度必要な記入方法はしっかり理解しておきましょう。
また、自分が務めている会社や取引先によっては、別途記載が必要な事項がある場合もありますので、必ず書き方を事前確認しておいてくださいね。^^
手書き領収書の書き方の見本
手書き領収書の基本的な書き方の見本を下に添付しています。
とても簡単で当然の内容ですが、書き間違えや記載漏れがあると大問題になるかもしれませんので、しっかり見本を見て書き方を確認しておきましょう。
②日付
③宛名
④金額
⑤但し書き（支払い目的）
⑥内訳（支払い方法や税抜き金額と消費税額など）
⑦発行元の社名/団体名など
⑧領収書発行者の印鑑
①~⑧のどれも抜けていると大きな失敗や相手への迷惑につながります。
発行者の印が無いだけでも税務署より訂正や再発行を依頼される場合もあるので、
相手へ渡す前に記入漏れや書き間違いが無いかなど、慎重にチェックしましょう。
細かいチェックポイントなどは、次章以降を参照してくださいね。^^
手書き領収書の日付と年号の書き方！令和のアルファベットはR？
いざ、領収書を手書きする時、
- 「年号と西暦どちらが正しい？」
- 「令和のアルファベットの省略はR？それともL？」
と意外に手が止まってしまうポイントではないでしょうか。
そんなちょっとした日付の書き方の疑問も解決していきましょう。
領収書の日付欄は西暦と年号（元号）どっちが正しい？
まず、領収書の日付は、西暦と年号（元号）のどちらを書いても問題ありません。
- 「私の周りは西暦で書く人が多い」
- 「私は年号記載しか見たことない」
という人もいるかもしれません。
それは企業やお客様層、年代によって違いますし、書く人によっても違います。
例えば
- 中小企業の協力会社間なら年号（元号）で書く
- 引き渡し相手が若者や外国人が多いなら西暦で書く
といった慣習があることも多いでしょう。
お互いに見やすい方法で書けば良いですし、どちらの書き方でも間違いはありません。
手書き領収書の日付欄で令和のアルファベット略称はＲとＬどっち？
2019年5月1日、元号が平成から令和へと変わりましたね。
- 令和1年○○月○○日
- 令和元年○○月○○日
- 2019年○○月○○日
このように日付を書く機会が多いかもしれませんが、もちろん「令和」の頭文字をアルファベット省略してOKです。
アルファベットの場合には
Ｒ1年○○月○○日
のように書きます。
「Ｌ1年」は間違いではないかもしれませんが、一般的な書き方としてアルファベットは「Ｒ」で統一されています。ので注意しましょう。
○ Ｒｅｉｗａ
× Ｌｅｉｗａ
ですね。^^
手書き領収書日付の年号（元号）はそもそも省略可能？
上述したように、領収書の年号（元号）は令和の場合「R」になります。
でもそもそも令和を
「Rと省略することは、正式には間違いじゃないの」
と不安に思う人もいるかもしれません。
商慣習的にも個人への且つ手書きの領収書であれば、令和と書く代わりに「R」と記載しても問題は無いと思われます。
ただし、会社間での発行や大事なお得意様の場合、「R2」などと記載すると、「手抜き」「適当な扱いを受けている」のような印象を持たれる可能性もありますので注意が必要です。
逆に「手書き領収書」の場合でも、常に漢字で年号を書いていれば、渡す相手に好印象だと思いますので、心配な方はしっかり漢字で年号を書くクセを付けておくのがおすすめですよ。^^
手書き領収書内訳けの書き方
領収書には「総額いくら払ったか」だけわかれば良いという簡単な場合も多く、内訳欄に何も記載されない場合も少なくありません。
しかし、金額や消費税率、また支払う側の状況によって、内訳欄の記載が重要視される場合もあるので注意が必要です。
領収書にある内訳で良くあるパターンは
- クレジットカードと現金など支払い方法で分ける内訳パターン
- 税抜き額と消費税額に分けるパターン
の2通りです。
税率の違う異なる商品の分をまとめて記載する等の場合は、領収書を別々で発行するか、一枚の用紙に税率別に対象商品名と金額内訳（明細）部分をはっきり分けて記載する必要があるので注意が必要です。
領収書内訳欄を現金・クレジットの支払い手段で分ける書き方
近年は現金やクレジットカードに加え、電子マネーでの支払いも急激に増えてきました。
支払い方法が分かれている場合や相手から要求された場合は支払い方法ごとの金額を内訳に記載するようにしましょう。
※領収書上に支払い方法別の欄が無い場合には、空欄に手書きで
クレジット：￥○○○
現金： ￥○○○
と書いてもＯＫです。
クレジットカード支払い以外にも、
EDYやSUICAなどの電子マネー支払いもありますね。
手書き領収書を発行する場面では考えにくいですが、
万が一必要な場合に備えておきましょう。 ^^
領収書の内訳欄を税抜き額と消費税額に分ける書き方
消費税の金額とその内訳金額は総支払い方法の内訳欄に設けられていることが多く、税抜きの金額と消費税額或いは消費税率を書く欄があります。
特に記載する必要は無いという人も多いと思いますし、実際記載しないでも特に問題はなさそうです。
比較的低価な支払いの場合はほとんどが書かなくても大丈夫のようですね。
でも、場合によっては、支払い者より記載を要求される場合もあったり、支払いが高額になると収入印紙を貼る際に記載が必要になることもあるので、いつでも書けるようにしておきましょう。
軽減税率の場合領収書の内訳はどう書けば良い？
２０１９年１０月より増税・軽減税率がスタートに伴い、「内訳の書き方が分かりにくい」と思う人も多いと思います。
まず、基本的には増税後の消費税は10パーセントなので、内訳欄に何も書かない場合は、すべて10％の消費税込みの金額とみなされるということになります。
もし軽減税率対象の商品である場合は、内訳にはっきりと
- 税抜き額\○○○
- 消費税\○○○
と商品の税抜き額と消費税額を記載します。
万が一、軽減税率対象品目と非対象品目が混同している場合は
・消費税額８%対象（軽減税率対象）￥○○○
・消費税額10%対象（非軽減税率対象）￥○○○
と二列にまたがって書くようにしましょう。
内訳欄が軽減税率対応の手書き領収書はどこで買える？
最近では、上の様な軽減税率対応の領収書がコンビニや１００円ショップ、スーパーなどで販売されています。
すでに税抜き金額と消費税額を書く欄が２か所あります。
通常の税率(10%)と軽減税率(8%)が混在する際にとても便利ですね。^^
そのほか、手書き領収書を買う際の注意点などはこちらを見てくださいね。
領収書の宛名を空欄にしたり「上様」と書くのは間違い？
よく、宛名欄に「上様」と書いてほしいと言われたり、自分で記載する人がいますが、この書き方は果たして正しいのでしょうか。
答えから言うと、宛名欄に「上様」と記載するのはNGです。
宛名欄には必ず対価を支払った者の名前や企業名・団体名を書かなければなりません。
自社の名前が書かれていない領収書は税務署に指摘される可能性もあります。
なので、宛名欄は必ず発行者の名前を書いてもらうようにしましょう。
手書き領収書の但し書きは空欄でも良い？商品代やお品代は？
領収書の但し書きは空欄でも大丈夫？
もちろん、領収書の但し書きは正式には必ず記載しなければいけません。
万が一記載忘れがある場合には領収書を発行する側に「但し書き」を書いてもらう必要があります。
なので、普段何も言われないからと言って但し書きが空欄の状態で領収書を引き渡したり、領収書を受け取った者が会社や税務署に提出した場合は、税務署から注意を受けたり、当該商品のレシートの提出、商品名の詳細を求められる場合があります。
領収書の但し書きに商品代やお品代と書いても良い？
但し書きの欄に「商品代」や「お品代」と書いてあるのを良く見かけますが、正式には正しいとはいえません。
本来「但し書き」の目的は、何を購入したかを知ることにあります。
具体的な商品名まで事細かく書く必要は無い場合が多いですが、手書き領収書のような簡易な領収書においても、下のような支払い目的がわかる項目を書くようにしましょう。
- 飲食代
- 送迎代
- 書籍代
- タクシー代 など
企業の場合はその支払いが、業務上必要だったかどうかを判断するために必要な項目です。
但し書きの書き方も注意するようにしましょう。
印鑑は必須？それとも要らない？
スーパーやコンビニなどで領収書を発行してもらうとき、領収書に担当印を押している場合も押されてない場合もあるので、どっちが正しいのか迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。
答えを言うと領収書に印鑑は押さなくても法律上の問題はありません。
領収書上の印鑑は慣習として、押印が必要な場面もあります。そのような場合は慣習上押印する必要がある場合が多いので、押印した方が親切かもしれません。
領収書に印鑑を押印する理由
印鑑は法律上領収書上に押さなくても良いと言いましたが、それでも押印した方が良い理由をしたに挙げてみました。
- 領収書の作成者がわかるので相手に安心感や良い印象を与える
- 慣習化されている場合
領収書の書き方まとめ
如何でしたでしょうか。
とても簡単ですが、書き方を間違ってしまうととても面倒くさいのが領収書です。
念のため日付、宛名、内訳、但し書きの書き方をもう一度見直しておきましょう。
軽減税率対象品目や非対象品目にも注意して、はっきり分けて書くことを忘れない様にしましょう。^^
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